Client Onboarding Portal
Un proyecto concreto para ordenar la entrada de nuevos compradores en el archivo visual de materias primas.
Qué necesitaba el archivo
El Rincón del Commodity recibe cada semana solicitudes de estudiantes, profesionales agroindustriales y curiosos que quieren acceder a las fichas temáticas, descargar los materiales didácticos o colaborar con nuevas infografías. Hasta ahora, cada petición se gestionaba por correo de forma manual: se pedían los mismos datos, se repetían las mismas explicaciones sobre el uso del material y no quedaba registro claro de qué recursos se habían enviado. El portal de incorporación nace para poner orden en esa primera conversación.
La idea era sencilla: que una persona interesada pudiera indicar en un solo formulario su perfil, el tipo de material que busca y el uso que piensa darle. Con esa información, el equipo del archivo prepara una respuesta con las fichas adecuadas, el glosario visual correspondiente y las condiciones de uso de cada recurso. El proyecto no toca la parte editorial ni el catálogo de fichas; se limita a la puerta de entrada, al momento en que alguien llega y necesita orientación.
Cómo quedó el proceso
El portal se estructuró en tres pasos: perfil del solicitante, selección del área de interés y confirmación del uso previsto. En el primer paso se distingue entre estudiante, docente, profesional del sector o público general, porque cada grupo recibe materiales distintos. En el segundo, la persona elige entre las familias de materias primas disponibles: cacao y café, metales como el cobre, fibras como el algodón, maderas y otros recursos. El tercer paso registra si el material se usará para clase, investigación, divulgación o consulta personal.
La parte más delicada fue definir qué información es imprescindible y cuál sobra. Se eliminaron campos que no aportaban nada y se añadió una casilla para que el solicitante explique brevemente su proyecto. Esa descripción libre ha resultado más útil que cualquier menú cerrado, porque permite al equipo preparar una respuesta con contexto real. Desde la puesta en marcha, el tiempo medio de respuesta ha bajado y, sobre todo, las peticiones llegan mejor encuadradas: quien escribe ya sabe qué busca y para qué lo quiere.
Si trabajas con materiales didácticos sobre materias primas y quieres ver cómo funciona esta puerta de entrada, puedes escribirnos directamente o revisar otros proyectos del archivo.