Seasonal Booking Workflow
Un proyecto centrado en decisiones prácticas y restricciones reales de calendario.
El problema de las reservas por campaña
Cuando trabajamos con productores de cacao y café, el calendario manda. Cada origen tiene su ventana de cosecha, su tiempo de fermentación y su logística de exportación. El flujo anterior trataba todas las solicitudes por igual, y eso generaba conflictos: se confirmaban volúmenes que aún no estaban disponibles o se perdían ventanas de embarque por falta de previsión.
El objetivo era construir un sistema que ordenara las reservas según la estacionalidad real de cada materia prima. No se trataba de añadir más campos al formulario, sino de cambiar la lógica de prioridad: qué pedidos se atienden primero, qué márgenes de tiempo son realistas y cómo comunicar las restricciones sin que el cliente lo viviera como un obstáculo.
Decisiones que funcionaron
Dividimos el año en bloques de actividad por producto y asignamos a cada reserva una ventana de confirmación según la región de origen. El equipo comercial dejó de revisar solicitudes una a una: el sistema marcaba automáticamente los pedidos que encajaban con la campaña activa y aplazaba los que necesitaban esperar a la siguiente cosecha.
El cambio más visible fue en la comunicación. Cada confirmación incluye ahora la fecha estimada de carga, el puerto de salida y el margen de variación típico para ese origen. Los clientes habituales valoran la claridad, y las reclamaciones por retrasos mal explicados bajaron de forma notable. El flujo no resuelve la estacionalidad, pero hace que trabajar con ella sea predecible.
Si quieres ver cómo encaja esta pieza con el resto del trabajo, puedes revisar otros proyectos o contarnos tu caso directamente.